إذا كنت صاحب شركة مقاولات في السعودية فمن الطبيعي أن تبحث عن الطريقة الصحيحة للبدء في إجراءات التصنيف خصوصًا إذا كنت تخطط للتوسع في أعمالك أو الدخول في مشروعات جديدة ومعرفة خطوات تصنيف المقاولين من البداية تساعدك على ترتيب أوراقك وفهم المطلوب منك بدلًا من الدخول في الإجراءات بشكل عشوائي والتصنيف ليس مجرد شهادة تحصل عليها الشركة وتنتهي مهمتها عند هذا الحد وإنما هو عملية يتم من خلالها تقييم قدرة المنشأة من عدة جوانب منها الوضع المالي والخبرة السابقة والكوادر الفنية والإدارية والمشروعات التي نفذتها الشركة ولهذا السبب فإن تجهيز الملف قبل التقديم يعتبر من أهم الأمور التي يمكن أن توفر على المنشأة وقتًا وجهدًا كبيرين وفي هذا الدليل سنوضح لك المراحل الأساسية للتصنيف وما الذي تحتاج إلى مراجعته قبل تقديم الطلب وكيف يمكن الاستفادة من الاستشارات المتخصصة إذا كانت الإجراءات غير واضحة بالنسبة لك.
ما هو تصنيف المقاولين؟
تصنيف المقاولين هو نظام يهدف إلى تقييم إمكانات المنشآت العاملة في قطاع المقاولات وتحديد المجال والنشاط والدرجة التي تتناسب مع قدراتها.
ولا تعتمد عملية التقييم على عامل واحد وإنما تنظر إلى مجموعة من الجوانب المالية والفنية والإدارية والتنفيذية بحيث تعكس النتيجة قدرة المنشأة على تنفيذ الأعمال التي تتقدم للتصنيف فيها.
ولهذا فإن الشركة التي تريد الحصول على تصنيف مناسب تحتاج إلى تقديم معلومات دقيقة عن وضعها المالي وموظفيها ومشروعاتها وخبراتها السابقة بالإضافة إلى البيانات النظامية المطلوبة.
خطوات تصنيف المقاولين بالتفصيل
قد تبدو الإجراءات معقدة في البداية لكن عندما تقسمها إلى مراحل واضحة تصبح أسهل بكثير وفيما يلي أهم خطوات تصنيف المقاولين التي تحتاج الشركة إلى الاستعداد لها.
تحديد المجال والنشاط المطلوب
قبل التفكير في المستندات يجب أن تحدد الشركة المجال والنشاط الذي ترغب في التصنيف عليه.
وهذه الخطوة مهمة جدًا لأن النشاط المختار ينبغي أن يكون متوافقًا مع طبيعة أعمال المنشأة وخبراتها وقدراتها الفعلية.
إذا كانت الشركة تعمل في أكثر من مجال فمن الأفضل دراسة الأنشطة التي لديها خبرة حقيقية فيها بدلًا من اختيار نشاط لا تمتلك له مشروعات أو كوادر تدعمه.
كما يجب مراجعة السجل التجاري والتأكد من توافق النشاط المسجل مع النشاط المطلوب في التصنيف.
شاهد أيضًا: تصنيف شركات المقاولات للتعرف على المزيد حول تصنيف الشركات العاملة في قطاع المقاولات.
مراجعة السجل التجاري وبيانات المنشأة
بعد تحديد النشاط تأتي خطوة مراجعة البيانات النظامية للشركة.
يجب أن يكون السجل التجاري ساري المفعول وأن تكون البيانات الموجودة فيه متوافقة مع المجالات والأنشطة التي ترغب المنشأة في التصنيف عليها.
ومن الأفضل أيضًا التأكد من أن جميع بيانات الشركة محدثة قبل بدء إجراءات الطلب لأن وجود اختلاف بين البيانات الرسمية والبيانات المقدمة قد يؤدي إلى الحاجة إلى إجراء تعديلات أو استكمال معلومات.
تجهيز القوائم والبيانات المالية
الوضع المالي للشركة له أهمية كبيرة في عملية التقييم.
لذلك يجب تجهيز القوائم المالية والبيانات المطلوبة وفق الضوابط المعمول بها مع التأكد من أن الأرقام والمعلومات واضحة ومتوافقة مع السجلات الرسمية.
وتشمل المؤشرات التي تدخل ضمن التقييم جوانب مثل الدخل والأصول والخصوم وحقوق الملكية وغيرها من المؤشرات المالية.
ولا يفضل تأجيل هذه الخطوة إلى الأيام الأخيرة قبل التقديم لأن مراجعة البيانات المالية قد تحتاج إلى وقت خصوصًا إذا كانت الشركة لديها أكثر من سنة مالية أو عدد كبير من العمليات والمستندات.
تجهيز بيانات الكوادر الفنية والإدارية
الشركة لا تعتمد على أرقامها المالية فقط فالكوادر البشرية والخبرات الموجودة لديها جزء مهم من قدرتها على تنفيذ المشروعات.
ولهذا يجب تجهيز بيانات العاملين والكوادر الفنية والإدارية بما يشمل المؤهلات والخبرات والمعلومات الوظيفية المطلوبة بحسب النشاط.
وجود ملف مرتب للموظفين والمهندسين والفنيين يجعل هذه المرحلة أسهل خصوصًا إذا كانت الشركة لديها عدد كبير من العاملين.
كما أن وجود هيكل تنظيمي واضح يساعد على توضيح المسؤوليات وطريقة إدارة المنشأة لأعمالها.
جمع بيانات المشروعات والخبرات السابقة
من أهم المراحل التي تحتاج إلى اهتمام كبير جمع بيانات المشروعات التي نفذتها الشركة أو ما زالت تعمل عليها.
ولا يفضل الاكتفاء بذكر اسم المشروع فقط يجب الاحتفاظ بالعقود والمستندات التي تثبت طبيعة المشروع وقيمته والأعمال التي نفذتها الشركة ونسبة الإنجاز وفق المتطلبات الخاصة بالتصنيف.
وتوجد ضوابط محددة لاحتساب المشروعات ضمن خبرة المقاول لذلك من المهم التأكد من أن المشروعات التي تعتمد عليها الشركة مستوفية للشروط المطلوبة.
شاهد أيضًا: خدمات تصنيف المقاولين لمعرفة الخدمات التي يمكن أن تحتاج إليها المنشأة خلال مراحل التصنيف المختلفة.
مراجعة الهيكل الإداري والحوكمة
من الأمور التي يجب ألا تغفل عنها الشركة عند تجهيز ملفها الهيكل التنظيمي والحوكمة.
وجود هيكل إداري واضح يساعد على معرفة المسؤوليات داخل المنشأة كما يعكس طريقة إدارة الشركة لأعمالها ومشروعاتها.
ولهذا يفضل تجهيز البيانات الخاصة بالهيكل التنظيمي وآليات الحوكمة قبل البدء في تقديم الطلب والتأكد من أن المعلومات المقدمة تعكس الوضع الفعلي للشركة.
مراجعة المستندات قبل تقديم الطلب
هذه الخطوة قد تبدو بسيطة لكنها من أهم المراحل في العملية كلها.
بعد جمع المستندات لا تتعجل في تقديم الطلب ثم راجع الملف بالكامل وتأكد من أن البيانات الموجودة في المستندات متوافقة مع بعضها.
ومن أهم الأمور التي يجب مراجعتها:
- صلاحية السجل التجاري
- توافق النشاط مع الطلب
- اكتمال البيانات المالية
- صحة بيانات الكوادر
- اكتمال بيانات المشروعات
- وجود المستندات التي تثبت الخبرات
- صحة البيانات الوظيفية والإدارية
- ترجمة وتصديق المستندات الأجنبية عند الحاجة
أحيانًا تكون المشكلة ليست في عدم وجود مستند وإنما في وجود اختلاف بسيط بين البيانات الموجودة في أكثر من مستند.
تقديم طلب التصنيف إلكترونيًا
بعد الانتهاء من تجهيز الملف ومراجعته يتم تقديم الطلب من خلال القنوات الإلكترونية المعتمدة.
ويوفر موقع KConsalting خدمة تصنيف مقدمي خدمات المدن وهي الخدمة المرتبطة بتصنيف المقاولين.
قبل إرسال الطلب من الأفضل مراجعة المعلومات المدخلة مرة أخيرة لأن اكتشاف الخطأ قبل الإرسال أسهل من التعامل معه بعد بدء دراسة الطلب.
كم تستغرق دراسة الطلب؟
وفق اللائحة التنفيذية الحالية يتم البت في طلبات التصنيف وإعادة التصنيف والرفع والإضافة والحذف والتعديل خلال مدة لا تزيد على 60 يوم عمل بعد استكمال المتطلبات.
وهذا يعني أن استكمال البيانات والمستندات له أهمية كبيرة في سير الإجراءات.
استكمال البيانات المطلوبة عند الحاجة
قد تحتاج الجهة المختصة أثناء دراسة الطلب إلى بعض البيانات أو المستندات الإضافية.
في هذه الحالة يجب التعامل مع الطلب بشكل دقيق وسريع وتقديم المعلومات المطلوبة وفق الضوابط.
وهنا تظهر فائدة تجهيز ملف الشركة مسبقًا لأن معظم البيانات ستكون متوفرة ومنظمة بدلًا من البدء في البحث عنها من جديد.
الحصول على شهادة التصنيف
بعد استكمال عملية التقييم والمتطلبات تصدر شهادة التصنيف إلكترونيًا وفق المجال والنشاط والدرجة المستحقة للمنشأة.
لكن من المهم ألا تعتبر الشركة أن مهمتها انتهت بمجرد الحصول على الشهادة.
مع تطور أعمال المنشأة وزيادة خبراتها قد تحتاج إلى رفع الدرجة أو إضافة نشاط أو إجراء تحديثات أخرى تتناسب مع وضعها الجديد.
هل تحتاج إلى مكتب استشارات متخصص؟
ليس من الضروري أن تستعين كل شركة بجهة خارجية لكن الاستعانة بمكتب متخصص يمكن أن تكون مفيدة في بعض الحالات خاصة إذا كانت هذه أول مرة تتقدم فيها الشركة للتصنيف أو إذا كان الملف يحتوي على عدد كبير من البيانات والمستندات.
وهنا تقدم KConsalting خدمات استشارية مرتبطة بتأهيل وتصنيف المقاولين إلى جانب خدمات إصدار الشهادة والتجديد ورفع الدرجة وإضافة المجالات والأنشطة.
الفائدة من الاستشارة المتخصصة تبدأ قبل تقديم الطلب لأن الشركة تستطيع معرفة مدى جاهزية ملفها وما الجوانب التي تحتاج إلى استكمال أو تحسين.
شاهد أيضًا: استشارات تصنيف المقاولين للتعرف على الدعم الاستشاري المتاح للمنشآت.
ما الأخطاء التي يجب تجنبها؟
معرفة خطوات تصنيف المقاولين وحدها لا تكفي إذا لم تنتبه الشركة إلى الأخطاء التي قد تؤثر على تجهيز الملف.
اختيار نشاط لا يتناسب مع إمكانات الشركة
لا تختار النشاط لمجرد أن الشركة ترغب في العمل فيه. الأفضل أن يكون لديك خبرة وكوادر ومشروعات تدعم هذا النشاط.
تقديم بيانات قديمة
يجب التأكد من أن السجل التجاري والبيانات المالية وبيانات الموظفين تعكس الوضع الحالي للمنشأة.
عدم تنظيم المشروعات
احتفظ بالعقود والمستندات المرتبطة بكل مشروع في ملف واضح لأن البحث عن المستندات القديمة وقت التقديم قد يكون مرهقًا.
تجاهل البيانات المالية
البيانات المالية ليست مجرد مستندات مرفقة بالطلب وإنما تدخل ضمن عملية تقييم المنشأة.
الاعتماد على معلومات قديمة
تتغير الأنظمة واللوائح لذلك من الأفضل الاعتماد على المصادر الرسمية الحالية عند تجهيز الطلب.
كيف تجهز شركتك للتصنيف من الآن؟
أفضل طريقة هي أن تجعل تجهيز البيانات جزءًا من العمل الإداري المعتاد داخل الشركة.
احتفظ بملف محدث يتضمن السجل التجاري والبيانات المالية وبيانات الموظفين والعقود والمشروعات والخبرات وأي مستندات أخرى مرتبطة بأعمال المنشأة.
بهذه الطريقة عندما تحتاج الشركة إلى التصنيف أو التجديد أو رفع الدرجة لن تضطر إلى جمع كل شيء من البداية.
وإذا كنت تريد معرفة المزيد عن إجراءات الحصول على الشهادة يمكنك الاطلاع على إصدار شهادة تصنيف المقاولين.
ماذا بعد الحصول على التصنيف؟
التصنيف ليس خطوة تنتهي عند استلام الشهادة فالشركة قد تتطور إمكاناتها خلال فترة قصيرة سواء من خلال تنفيذ مشروعات جديدة أو زيادة عدد الكوادر أو تحسن وضعها المالي.
وفي هذه الحالة قد تحتاج إلى تحديث وضعها أو التقدم بطلبات مرتبطة بالرفع أو الإضافة أو التعديل وفق الضوابط المعمول بها.
كما يجب متابعة صلاحية الشهادة وعدم الانتظار حتى آخر لحظة للاستعداد للتجديد.
شاهد أيضًا: تجديد شهادة تصنيف المقاولين للتعرف على مرحلة التجديد.
أسئلة شائعة
ما أول خطوة في تصنيف المقاولين؟
تبدأ الشركة بتحديد المجال والنشاط الذي تريد التصنيف عليه ثم التأكد من توافق النشاط مع السجل التجاري وإمكانات المنشأة وخبراتها.
ما أهم المستندات المطلوبة للتصنيف؟
تشمل المستندات والبيانات المطلوبة السجل التجاري والقوائم المالية وبيانات الكوادر الفنية والإدارية والهياكل التنظيمية وبيانات المشروعات والخبرات إضافة إلى المستندات الأخرى التي تنطبق على حالة المنشأة.
كم تستغرق إجراءات التصنيف؟
وفق اللائحة التنفيذية الحالية يتم البت في طلبات التصنيف وإعادة التصنيف والرفع والإضافة والحذف والتعديل خلال مدة لا تزيد على 60 يوم عمل بعد استكمال المتطلبات.
هل يمكن رفع درجة التصنيف؟
نعم يمكن للمقاول التقدم بطلب رفع الدرجة أو إضافة مجال أو نشاط أو إجراء التعديل وفق الضوابط والمتطلبات المحددة.
الخاتمة
عندما تعرف خطوات تصنيف المقاولين وتجهز ملف شركتك من البداية تصبح الإجراءات أكثر وضوحًا وأقل تعقيدًا. البداية تكون بتحديد النشاط المناسب ثم مراجعة السجل التجاري وتجهيز البيانات المالية والكوادر والمشروعات وبعدها مراجعة الملف كاملًا قبل تقديم الطلب والأهم من جمع عدد كبير من الأوراق هو أن تكون المعلومات دقيقة ومحدثة ومتوافقة مع بعضها وإذا كنت غير متأكد من جاهزية شركتك أو تحتاج إلى مساعدة في فهم المتطلبات يمكن الاستفادة من خبرة KConsalting في مجال استشارات وتأهيل وتصنيف المقاولين والبدء بمراجعة وضع المنشأة قبل اتخاذ الخطوة التالية.
لا يوجد تعليق