إذا كنت تمتلك شركة مقاولات في السعودية وتفكر في الحصول على شهادة تصنيف أو ترغب في تطوير وضع منشأتك فإن معرفة متطلبات تصنيف المقاولين قبل بدء الإجراءات توفر عليك كثيرًا من الوقت والجهد فعملية التصنيف لا تعتمد على تقديم طلب أو مجموعة مستندات فقط بل ترتبط بتقييم متكامل لقدرات المنشأة المالية والفنية والإدارية والتنفيذية ويحتاج صاحب المنشأة إلى التأكد من أن بيانات الشركة وسجلها التجاري وقوائمها المالية وكوادرها ومشروعاتها السابقة متوافقة مع المتطلبات المعمول بها كما أن تحديد المجال والنشاط المناسبين من البداية يساعد على بناء ملف أكثر وضوحًا ويقلل احتمالية وجود نواقص عند تقديم الطلب وقد شهدت اللوائح المنظمة للتصنيف تحديثات لذلك من المهم الاعتماد على المصادر الرسمية الحديثة عند تجهيز الملف وليس على معلومات منشورة منذ سنوات قد لا تكون متوافقة مع الإجراءات الحالية.
ما المقصود بتصنيف المقاولين؟
تصنيف المقاولين هو نظام يهدف إلى تقييم إمكانات المقاول وتحديد المجال والنشاط والدرجة التي تتناسب مع قدراته وتشمل عملية التقييم جوانب مالية وفنية وإدارية وتنفيذية بما يساعد على قياس قدرة المنشأة على تنفيذ الأعمال التي تتقدم إليها.
ولا تحصل جميع الشركات على الدرجة نفسها فالنتيجة تعتمد على البيانات التي تقدمها المنشأة ومدى استيفائها للمعايير المحددة.
وتصدر شهادة التصنيف إلكترونيًا، وتكون مرتبطة بالمجالات والأنشطة والدرجة التي استحقتها المنشأة بعد إتمام عملية التقييم.
ما أهم متطلبات تصنيف المقاولين؟
تختلف التفاصيل بحسب حالة المنشأة والمجال والنشاط ونوع الطلب لكن هناك مجموعة من المتطلبات الأساسية التي ينبغي تجهيزها قبل التقديم.
ومن أبرزها:
- وجود سجل تجاري ساري المفعول.
- تحديد المجال والنشاط المطلوبين.
- تقديم نماذج التصنيف والبيانات المطلوبة.
- تجهيز القوائم والبيانات المالية وفق الضوابط.
- تقديم بيانات الكوادر الفنية والإدارية.
- تجهيز الهياكل التنظيمية وبيانات الحوكمة.
- تقديم بيانات المشروعات السابقة والجارية.
- تجهيز العقود والمستندات المؤيدة للخبرات.
- استكمال أي بيانات أو مستندات إضافية تطلبها الجهة المختصة.
وتوضح اللائحة التنفيذية الحالية تفاصيل هذه المتطلبات والمعايير التي يتم على أساسها تقييم المنشأة.
السجل التجاري والنشاط
من أول الأمور التي ينبغي مراجعتها السجل التجاري للمنشأة.
يجب أن يكون السجل التجاري أو ما يعادله ساري المفعول وأن يتضمن المجالات والأنشطة التي ترغب المنشأة في التصنيف عليها.
وهذه الخطوة تبدو بسيطة لكنها من أكثر النقاط التي تستحق الانتباه لأن اختيار نشاط لا يتوافق مع طبيعة أعمال الشركة قد يسبب مشكلات عند تجهيز الطلب.
لذلك قبل البدء في جمع المستندات من الأفضل أن تحدد الشركة النشاط الذي تستهدفه وتراجع مدى توافقه مع أعمالها وإمكاناتها.
شاهد أيضًا: خدمات تصنيف المقاولين للتعرف على الخدمات التي يمكن أن تحتاج إليها المنشأة أثناء مراحل التصنيف.
المتطلبات المالية
الجانب المالي من أهم أجزاء ملف المنشأة.
وتحدد اللائحة التنفيذية الحالية مجموعة من البيانات والمؤشرات المالية التي تدخل ضمن عملية التقييم، ومنها صافي الدخل وإجمالي الدخل والأصول والخصوم وحقوق الملكية، إلى جانب مؤشرات أخرى مرتبطة بالأداء المالي والحوكمة وتنويع مصادر الدخل.
كما تتضمن المتطلبات تقديم القوائم المالية وفق الضوابط المحددة. وبالنسبة للقوائم المالية الصادرة في المملكة، تنص اللائحة على إيداعها في برنامج قوائم، مع وجود حالات واستثناءات محددة وفقًا للائحة.
لذلك، من المهم ألا تنتظر الشركة إلى موعد التقديم حتى تبدأ في مراجعة حساباتها.
الأفضل أن يتم تجهيز ملف مالي منظم يتضمن القوائم والمعلومات المطلوبة، مع التأكد من اتساق البيانات بين المستندات المختلفة.
لماذا البيانات المالية مهمة؟
لأنها تساعد في تكوين صورة عن قدرة المنشأة على إدارة مواردها والتزاماتها وتنفيذ أعمالها.
وبالتالي، فإن ترتيب الحسابات والاحتفاظ بالسجلات المالية بصورة دقيقة يفيد الشركة ليس فقط في التصنيف، بل في اتخاذ قراراتها الإدارية والمالية أيضًا.
الكوادر الفنية والإدارية
من المتطلبات المهمة أيضًا بيانات الموظفين والكوادر الفنية والإدارية.
فالمنشأة تحتاج إلى إثبات قدرتها على إدارة وتنفيذ الأعمال التي تتقدم للتصنيف فيها. ولهذا تتضمن اللائحة معايير مرتبطة بالكادر الفني والإداري الموجود داخل المملكة وخبراته المهنية، وفق المتطلبات الخاصة بالمجالات والأنشطة.
ويُفضل أن تحتفظ الشركة بملف واضح لكل موظف أو عضو في الكادر الفني، يتضمن المعلومات المتعلقة بالمؤهلات والخبرات والدور الوظيفي، بحيث يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
كما أن وجود هيكل تنظيمي واضح يساعد على إظهار طريقة إدارة الشركة لأعمالها ومشروعاتها.
الهياكل التنظيمية والحوكمة
لا تتعلق عملية التقييم بالأرقام والخبرات الفنية فقط، بل تشمل أيضًا جوانب مرتبطة بالهيكل التنظيمي والحوكمة.
ولهذا ينبغي أن تكون الشركة قادرة على توضيح هيكلها الإداري والمسؤوليات داخل المنشأة، مع تجهيز البيانات والمستندات التي تثبت ذلك وفق المتطلبات.
الشركة التي تعمل بنظام إداري واضح تكون عادة أكثر استعدادًا للتعامل مع المشروعات والإجراءات التنظيمية، وليس فقط إجراءات التصنيف.
المشروعات والخبرات السابقة
تعتبر المشروعات التي نفذتها المنشأة أو تعمل على تنفيذها جزءًا مهمًا من بياناتها.
وتنص اللائحة الحالية على تقديم عقود المشروعات المنفذة أو الجاري تنفيذها داخل المملكة أو خارجها، مع ضوابط محددة تتعلق بنسبة الإنجاز التي يمكن معها احتساب المشروع ضمن الخبرة. وبالنسبة لمشروعات التنفيذ، يجب ألا تقل نسبة الإنجاز عن 50%، بينما تبلغ 30% لمشروعات الصيانة والتشغيل والخدمات وفق الحالات المحددة في اللائحة.
لذلك، من الأفضل ألا تتعامل الشركة مع عقود المشروعات باعتبارها أوراقًا تحفظ بعد انتهاء المشروع فقط.
بل يجب إنشاء أرشيف مستمر يحتوي على العقود والمعلومات الأساسية ومستندات الإنجاز وكل ما يمكن أن يثبت طبيعة العمل الذي نفذته المنشأة.
شاهد أيضًا: تصنيف شركات المقاولات لمعرفة المزيد عن العوامل التي ترتبط بتقييم شركات المقاولات.
متطلبات المشروعات الحكومية
إذا كانت المنشأة لديها مشروعات حكومية، فهناك ضوابط إضافية ينبغي الانتباه إليها.
وتتضمن اللائحة الحالية أحكامًا مرتبطة بعقود المقاولين من الباطن والإفصاح عن بعض بياناتها كما توجد ضوابط خاصة ببعض المشروعات الحكومية المسحوبة والمخالفات البلدية.
وهذا يجعل الاحتفاظ بسجل دقيق للمشروعات الحكومية والالتزامات المرتبطة بها أمرًا مهمًا، خاصة للشركات التي تستهدف التوسع في هذا النوع من الأعمال.
المستندات التي يجب تجهيزها
عند الاستعداد لتقديم الطلب، من الأفضل إنشاء قائمة مراجعة داخلية تشمل جميع المستندات المطلوبة.
ومن أبرز البيانات والمستندات التي قد تدخل ضمن الملف وفق نوع الطلب:
- السجل التجاري أو ما يعادله.
- نماذج وبيانات التصنيف.
- القوائم المالية المطلوبة.
- بيانات الهياكل التنظيمية والحوكمة.
- معلومات الكوادر الفنية والإدارية.
- العقود وبيانات المشروعات.
- مستندات إثبات الخبرات والأعمال.
- بيانات المشروعات الحكومية عند انطباق المتطلبات.
- المستندات الخاصة بمقاولي الباطن عند الحاجة.
- أي مستندات أو معلومات إضافية تطلبها الجهة المختصة.
كما يجب مراعاة متطلبات اللغة والترجمة والتصديق بالنسبة لبعض المستندات الصادرة من خارج المملكة.
كيف تستعد الشركة قبل تقديم الطلب؟
بدلًا من تقديم الطلب فورًا من الأفضل المرور على مرحلة مراجعة داخلية.
ابدأ بالسجل التجاري ثم راجع المجال والنشاط المطلوبين بعد ذلك انتقل إلى البيانات المالية ثم الكوادر ثم المشروعات والخبرات.
وفي النهاية قارن كل البيانات ببعضها.
مثلًا إذا كان السجل التجاري يشير إلى نشاط معين يجب التأكد من أن البيانات المقدمة والكوادر والمشروعات تدعم هذا النشاط.
هذه المراجعة البسيطة يمكن أن تكشف مشكلات قبل أن تصبح سببًا في تأخير الإجراءات.
هل يمكن الاستعانة بجهة متخصصة؟
نعم خصوصًا إذا كانت الشركة تتقدم لأول مرة أو لديها ملف كبير يحتوي على عدد كبير من المستندات والبيانات.
وتقدم KConsalting خدمات استشارية للمنشآت في مجال تأهيل وتصنيف المقاولين كما توفر خدمات مرتبطة بإصدار الشهادة وتجديدها ورفع الدرجة وإضافة المجالات والأنشطة.
الاستعانة بجهة متخصصة لا تعني أن الشركة لا تستطيع تنفيذ الإجراءات بنفسها وإنما توفر لها دعمًا في فهم المتطلبات ومراجعة الملف والاستعداد بصورة أفضل.
شاهد أيضًا: استشارات تصنيف المقاولين للتعرف على طبيعة الدعم الاستشاري الذي يمكن أن تحصل عليه المنشأة.
إصدار شهادة التصنيف
بعد استكمال البيانات والمتطلبات يتم تقديم الطلب من خلال القنوات الإلكترونية المعتمدة.
وتنص اللائحة التنفيذية الحالية على إصدار شهادة التصنيف إلكترونيًا مع إمكانية التحقق من صحة الشهادة عبر الموقع الإلكتروني للوزارة.
وتحدد اللائحة مدة البت في طلبات التصنيف وإعادة التصنيف والرفع والإضافة والحذف والتعديل بما لا يزيد على 60 يوم عمل بعد استكمال المتطلبات أما طلب تمديد صلاحية الشهادة فتحدد له مدة لا تزيد على 10 أيام عمل بعد استكمال المتطلبات.
ومن هنا تأتي أهمية تجهيز الملف بشكل كامل لأن المدة التنظيمية ترتبط باستكمال المتطلبات.
ماذا تفعل الشركة بعد الحصول على الشهادة؟
الحصول على الشهادة ليس معناه أن الشركة تتوقف عن تحديث بياناتها.
مع نمو المنشأة قد تحتاج إلى رفع الدرجة أو إضافة نشاط أو مجال أو تحديث بعض بياناتها.
كما أن متابعة صلاحية الشهادة مهمة حتى لا تصل الشركة إلى موعد الانتهاء دون استعداد.
شاهد أيضًا: تجديد شهادة تصنيف المقاولين لمعرفة ما يرتبط بمرحلة التجديد.
أخطاء شائعة عند تجهيز الملف
هناك مجموعة من الأخطاء التي يفضل تجنبها ومنها:
الاعتماد على معلومات قديمة
اللوائح والإجراءات قد تتغير، لذلك يجب الرجوع إلى المصادر الرسمية الحديثة.
عدم توافق النشاط
اختيار نشاط لا يعكس طبيعة أعمال الشركة أو إمكاناتها قد يسبب مشكلات في تجهيز الطلب.
عدم تنظيم المشروعات
كل مشروع يجب أن يكون له ملف واضح يحتوي على المستندات والمعلومات التي تثبت خبرة المنشأة.
إهمال البيانات المالية
البيانات المالية عنصر أساسي في التقييم، وبالتالي يجب مراجعتها قبل التقديم.
التقديم قبل المراجعة
وجود المستندات لا يعني بالضرورة أن الملف متكامل. المراجعة الشاملة تساعد على اكتشاف أي اختلافات أو نواقص.
كيف تساعدك KConsalting؟
إذا كانت متطلبات تصنيف المقاولين تبدو كثيرة أو غير واضحة بالنسبة لك يمكن أن تبدأ بخطوة عملية وهي تقييم وضع منشأتك قبل تقديم الطلب.
وتقدم KConsalting خدمات متخصصة في هذا المجال بداية من الاستشارات والتأهيل مرورًا بإجراءات إصدار الشهادة وصولًا إلى خدمات التجديد ورفع الدرجة والإضافات التي قد تحتاج إليها المنشأة مع توسع أعمالها.
والأهم أن تحصل الشركة على صورة واضحة عن وضعها الحالي قبل اتخاذ الخطوة التالية بدلًا من اكتشاف النواقص بعد بدء الإجراءات.
يمكنك الاطلاع على إصدار شهادة تصنيف المقاولين لمعرفة المزيد عن الخدمة.
أسئلة شائعة
ما أهم متطلبات تصنيف المقاولين؟
تشمل المتطلبات الأساسية السجل التجاري الساري وتحديد المجال والنشاط والبيانات المالية وبيانات الكوادر الفنية والإدارية والهياكل التنظيمية وبيانات المشروعات والخبرات إلى جانب أي مستندات إضافية تنطبق على حالة المنشأة.
هل القوائم المالية مطلوبة؟
نعم تتطلب اللائحة تقديم القوائم المالية وفق الضوابط المحددة وتوجد متطلبات خاصة بإيداع القوائم المالية الصادرة في المملكة في برنامج قوائم، مع استثناءات لبعض الحالات.
هل المشروعات السابقة تدخل في تقييم الشركة؟
نعم يتم النظر إلى المشروعات التي نفذتها المنشأة أو الجاري تنفيذها وفق الضوابط المحددة في اللائحة بما في ذلك نسب الإنجاز التي تسمح باحتساب بعض المشروعات ضمن الخبرة.
كم تستغرق إجراءات التصنيف؟
وفق اللائحة التنفيذية الحالية يتم البت في طلبات التصنيف وإعادة التصنيف والرفع والإضافة والحذف والتعديل خلال مدة لا تزيد على 60 يوم عمل بعد استكمال المتطلبات.
هل يمكن الاستعانة بمكتب استشارات؟
نعم يمكن للمنشأة الاستعانة بجهة متخصصة لمراجعة ملفها وفهم المتطلبات والاستعداد للإجراءات، خصوصًا عند التقديم للمرة الأولى أو عند الرغبة في رفع الدرجة أو إضافة نشاط.
الخاتمة
الاستعداد الجيد يبدأ بفهم متطلبات تصنيف المقاولين وتجهيز ملف الشركة قبل تقديم الطلب وليس بعد بدء الإجراءات وكلما كانت البيانات المالية والإدارية والفنية منظمة وكانت المشروعات السابقة موثقة أصبح من الأسهل مراجعة الملف والتأكد من توافقه مع المتطلبات وإذا كنت غير متأكد من مدى جاهزية منشأتك فإن الحصول على استشارة متخصصة من KConsalting يمكن أن يساعدك على تقييم الوضع الحالي ومعرفة الخطوات المناسبة قبل التقديم.
لا يوجد تعليق